Kiinteistöhuolto vastaa taloyhtiön rakennuksien ja piha-alueiden huoltotoimenpiteistä. Kiinteistöhuollon järjestämisestä sovitaan taloyhtiön kokouksessa ja varsinainen palveluntarjoajan kilpailuttaminen hoidetaan taloyhtiön hallituksen, tai puheenjohtajan toimesta yhteistyössä isännöitsijän kanssa. Kiinteistöhuolto on vaativaa työtä ja vaatii teknistä osaamista ja käyttötarkoitukseen soveltuvaa kalustoa. Suosittelemme ehdottomasti että isännöitsijä on mukana kun kiinteistöhuolto valitaan.
Miten kiinteistöhuolto kilpailutetaan
Taloyhtiön määrittää palvelun tarpeet ja asettaa vaatimukset tarjouskilpailua varten. Tämä on erittäin tärkeä vaihe, sillä tarjouksia täytyy pystyä vertailemaan toisiinsa. Tehkää tarjouspyynnöstä selkeä ja varmistakaa että kysymyspatteri on tarpeeksi kattava. Pyrkikää tekemään tarjouspyynnöstä niin selkeä, että palveluntarjoajan ei tarvitse ottaa teihin yhteyttä tarkentaakseen jotain kohtaa, vaan he pystyvät toimittaman tarjouksen teille suoraan tarjouspyynnön perusteella.
Muistakaa liitää mukaan kiinteistöhuollon tehtäväluettelo, koska ilman sitä, tarjouspyyntöön on lähes mahdoton vastata totuudenmukaisesti.
Kun olette määrittäneen tarpeet kiinteistöhuollolle, aloitetaan sopivan palveluntarjoajan etsiminen. Suosittelemme että annatte mahdollisuuden usealle oman alueenne huoltoyhtiöille, sillä suurin ei aina ole paras, sen asian olemme huomanneet hyvin usein. Jos tarvitsette tietoa oman alueenne kiinteistöalan yrityksistä, ottakaa rohkeasti yhteyttä. Me olemme auttaneet useita taloyhtiötä toimittamalla heille kiinteistöhuoltoyrityksen yhteystiedot alueellisesti.
Kun kaikki on valmiina, voittekin lähettää tarjouspyynnöt kiinteistöhuoltoyrityksille. Tarjouspyyntö voidaan lähettää joko sähköisesti, tai kirjallisena. Muistakaa laittaa aina takaraja vastauspyynnölle, jotta saatte tarjouspyynnöt takaisin haluttuna aikana.
Kiinteistöhuolto ja palveluntarjoajan valinta
Tarjouspyynnöt saapuvat teille takaisin, kun antamanne päivämäärä on ummessa. Tämän jälkeen aletaan vertailemaan tarjouksia, tässä kohtaa isännöitsijän apu on taas ensiarvoisen tärkeää. Muistakaa, että mitä tarkempi tarjouspyyntönne on ollut, sitä tarkempia ovat vastaukset ja sen helpompi niitä on vertailla keskenään.
Kun sopiva palvelun tarjoaja löytyy, käydään heidän kanssaan neuvottelut yksityiskohtaisemmin. Tässä vaiheessa on hyvä varmistaa miten kiinteistöhuoltosopimusta noudatetaan ja valvotaan. Muistakaa että kiinteistöhuolto on haastavaa ja kaikkea ei voida tietää etukäteen. Tästä syystä sopimus niin sanotusti ”elää” ajan kuluessa.
Kiinteistöhuolto vaatii opettelua myös toimittajan puolelta. Heidän täytyy opettaa omalle henkilökunnalle uuden taloyhtiön tavat ja tavoitteet. Jos kiinteistöhuolto ei ole sopimuksen mukaista, tulee tästä ilmoittaa tuottajalle viipymättä, jotta hän voi tehdä tarvittavat korjaustoimenpiteet. Tämä on molempien osapuolien etu.
Kuunnelkaa huoltoyhtiön edustajaa, sillä hän on oman alansa ammattilainen. Taloyhtiön kunnossapito on yhteispeliä, jossa jokainen pelaaja hoitaa oman tonttinsa parhaan mahdollisen kykynsä mukaan. Me olemme auttaneet useita taloyhtiötä etsimään omalta alueelta palveluntarjoajia. Jos sinulla on tarvetta etsiä palveluntarjoajia tai taloyhtiöiden yhteyshenkilöitä, ota meihin rohkeasti yhteyttä. Me olemme kehittäneet palvelumme juuri teitä varten.
Lisätietoa aiheesta löydät Kiinteistöliiton verkkosivuilta tästä linkistä. http://www.kiinteistoliitto.fi/taloyhtio
